Документы при приёме на работу в 2026 году: чек-лист для малого бизнеса
15 минут чтения · Обновлено 26 октября 2026 · Редакция «Фабрики учёта»
Короткий ответ. От человека, которого вы принимаете, нужны паспорт, СНИЛС и, если он уже работал, трудовая книжка или выписка о трудовой деятельности. От вас — письменный трудовой договор в двух экземплярах, подпись человека под внутренними документами до подписания договора и сведения о приёме в Социальный фонд (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления.
Список документов в законе короткий. Ошибиться легко в двух местах: попросить у человека бумаги, которых в законе нет, и пропустить срок отчёта в фонд. Он короткий: один рабочий день.
Нормы сверены с текстом Трудового кодекса, закона об индивидуальном учёте и КоАП на 26.10.2026. Если принимаете иностранного гражданина, порядок отдельный, в этой статье он не разбирается.
Коротко
- Человек предъявляет паспорт, СНИЛС, а также трудовую книжку или выписку о трудовой деятельности, если работает не впервые. Диплом, справки и военные документы нужны только для отдельных должностей. Всё, чего нет в статье 65 Трудового кодекса, требовать нельзя.
- Договор письменный, в двух экземплярах. Если человек уже вышел на работу без договора, оформить его нужно не позднее трёх рабочих дней.
- Сведения о приёме уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления. Штрафы за неоформленный договор и за опоздание со сведениями в фонд сильно разные, суммы в разделе про риски.
Ближайшее действие. Проверьте по чек-листу в конце статьи, что у каждого, кого вы приняли за последний год, есть подписанный договор и что сведения о нём ушли в фонд.
В этой статье
Что попросить у человека
Набор документов при заключении трудового договора определяет статья 65 Трудового кодекса. Часть из них нужна каждому, часть только для отдельных должностей.
Листайте вправо
| Документ | Когда нужен | Что важно |
|---|---|---|
| Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность | Всегда | Реквизиты документа вписывают в трудовой договор (ст. 57). |
| СНИЛС (в законе — документ о регистрации в системе индивидуального учёта) | Всегда | Может быть электронным. Если это первая работа человека и лицевого счёта у него нет, сведения для регистрации в СФР передаёте вы. |
| Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности | Если человек работает не впервые | Что именно предъявляют, зависит от выбора человека, см. следующий раздел. |
| Документы воинского учёта | Для военнообязанных и призывников | Об учёте — ниже, в разделе про персональные данные. |
| Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях | Если работа требует специальных знаний или подготовки | Для должностей без таких требований его не запрашивают. |
| Справка о судимости; справка об административном наказании за наркотики | Только для работы, куда закон не допускает людей с судимостью или с таким наказанием | Порядок и форму справок устанавливает орган в сфере внутренних дел. |
Больше ничего требовать нельзя. Статья 65 прямо запрещает просить документы сверх тех, что названы в Трудовом кодексе, других федеральных законах, указах Президента и постановлениях Правительства. Свидетельство о браке или справка о составе семьи как условие приёма в этот перечень не входят.
Для отдельных работ законы добавляют свои требования. Например, предварительный медицинский осмотр при приёме обязателен для тех, кому нет восемнадцати, и для других лиц в случаях, которые прямо предусмотрены законами (ст. 69). Нужен ли он на вашей должности, лучше выяснить до выхода человека, а не после.
Трудовая книжка или электронные сведения
Больше всего путаницы здесь, потому что у людей на руках разные документы. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передаёт их в СФР (ст. 66.1 ТК). Бумажную книжку продолжают вести тем, кто не перешёл на электронные сведения.
- Первая работа в жизни. Ни книжку, ни выписку предъявлять не нужно. Для тех, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде (ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ о сведениях о трудовой деятельности).
- Работал раньше и перешёл на электронные сведения. Человек приносит выписку о трудовой деятельности. Получить её он может у последнего работодателя, в МФЦ, в СФР или на едином портале госуслуг (ст. 66.1).
- Работал раньше и сохранил бумажную книжку. Приносит книжку. Если работа у вас для него основная и он проработал свыше пяти дней, книжку ведёте вы (ст. 66).
- Книжка потеряна или повреждена. Человек пишет заявление с указанием причины, а вы оформляете новую, если на этого работника книжка у вас ведётся (ч. 5 ст. 65).
Трудовой договор: форма, содержание, испытание
Договор заключается письменно, в двух экземплярах, и каждый подписывают обе стороны. Один остаётся у вас, другой получает работник и расписывается в получении на вашем экземпляре (ст. 67).
А если человек уже начал работать, а бумаги ещё нет? Договор от этого не исчезает: он считается заключённым.
«Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе…»
Три рабочих дня — это предел, а не отсрочка: за уклонение от оформления договора есть отдельный штраф, суммы ниже. Разумнее подписать всё до первого выхода.
Что записывают в договор, перечислено в статье 57. Для обычной должности без вредных условий там должны быть:
- место работы;
- трудовая функция: должность и конкретный вид поручаемой работы;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда: оклад, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты;
- режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общих правил, действующих у вас;
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании работника.
Кроме условий, в договоре указывают сведения о сторонах: ФИО, реквизиты паспорта, ИНН работодателя (организации или ИП), представителя работодателя и основание его полномочий, место и дату заключения.
Забыли что-то вписать — договор незаключённым от этого не станет, но его нужно дополнить: недостающие сведения вносят в текст, недостающие условия оформляют приложением или отдельным письменным соглашением (ст. 57).
Испытательный срок надо вписать в договор
Нет условия об испытании — человек принят без испытания (ст. 70). Срок не больше трёх месяцев, для руководителей, главных бухгалтеров и их заместителей — до шести. Если договор заключён на срок от двух до шести месяцев, испытание не больше двух недель, а при договоре до двух месяцев его не устанавливают.
Приказ, внутренние документы и подпись
До подписания договора работник должен под роспись познакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка, с другими внутренними актами, которые прямо связаны с его работой, и с коллективным договором, если он есть (ст. 68; ту же обязанность работодателя повторяет ст. 22). Внутренние акты работодателя в кодексе называют локальными: это правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности.
Пусть человек распишется и поставит дату рядом с каждым документом: по датам видно, что знакомство было до договора, а не после.
С приказом о приёме проще, чем принято думать. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать (ст. 68 в редакции закона № 377-ФЗ от 22.11.2021). Раньше приказ был обязателен, и с ним нужно было знакомить работника, поправки это убрали. Если приказ вы всё же издаёте, он должен соответствовать условиям договора.
Если вы микропредприятие
Микропредприятие — категория из закона о малом бизнесе: до 15 человек по средней численности за прошлый год и доход не выше предела, который устанавливает Правительство (ст. 4 закона о малом и среднем предпринимательстве № 209-ФЗ). Такой работодатель вправе полностью или частично отказаться от внутренних актов по трудовому праву (ст. 309.2 ТК). Тогда всё, что лежало бы в правилах и положениях, записывают в сам договор по типовой форме, которую утвердило Правительство (постановление от 27.08.2016 № 858). Это относится и к ИП (ст. 309.1).
Персональные данные и воинский учёт
Закон не требует брать согласие на любую обработку персональных данных. Для заключения и исполнения договора, а также для обязанностей, которые на вас возложены законом (например, передавать сведения в фонд), согласие не нужно (п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 закона о персональных данных № 152-ФЗ). Но ознакомить работника под роспись с документом о порядке обработки персональных данных и с его правами в этой области нужно (ст. 86 ТК).
Отдельное согласие нужно, когда вы выходите за эти рамки. Три случая:
- Передаёте данные работника третьей стороне. Нужно письменное согласие, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и случаев, прямо предусмотренных законами (ст. 88 ТК).
- Получаете данные у третьей стороны. Человека предупреждают заранее и берут письменное согласие (ст. 86 ТК).
- Выкладываете его фото и данные на сайт или в соцсети. Согласие на распространение оформляют отдельно от остальных (ст. 10.1 закона № 152-ФЗ).
Не путайте согласие с уведомлением Роскомнадзора. По статье 22 закона № 152-ФЗ оператор персональных данных (это тот, кто их обрабатывает, то есть вы как работодатель) обязан до начала обработки уведомить об этом Роскомнадзор. Из исключений в законе малому бизнесу подходит разве что обработка исключительно без средств автоматизации. Если кадры вы ведёте в 1С или в таблице, это не ваш случай. Как подать уведомление, лучше спросить у бухгалтера или юриста.
С воинским учётом два шага. Если человек военнообязанный, вы берёте документы воинского учёта (ст. 65). Сам учёт организация ведёт отдельно от кадровых документов: закон возлагает эту обязанность на организации (п. 7 ст. 8 закона о воинской обязанности № 53-ФЗ). Мы ведём его для клиентов вместе с кадровыми документами.
Социальный фонд: что подать и когда
Сведения о приёме уходят в СФР в составе единой формы ЕФС-1, в подразделе 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Срок записан в законе, и ту же формулировку даёт страница СФР для страхователей.
«…в случаях приема на работу… - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление… трудовых отношений.»
Обратите внимание, от чего идёт отсчёт: от дня издания приказа или иного документа, который подтверждает оформление трудовых отношений. Если приказа нет, ориентируйтесь на дату трудового договора: он и подтверждает оформление. Первый рабочий день человека в этой формуле не упоминается.
Отправить сведения можно через кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора связи. По описанию на сайте СФР, электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или его представителя, так что подпись стоит подготовить заранее.
У ИП, который нанимает первого сотрудника, регистрация в фонде как страхователя строится на сведениях о приёме: фонд регистрирует ИП в срок до трёх рабочих дней после того, как их получит (подп. 3 п. 1 ст. 6 закона № 125-ФЗ об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве). Поэтому первая ЕФС-1 о приёме запускает и регистрацию.
Договор и сведения о приёме нужны бухгалтеру для начисления зарплаты и взносов. Что ещё передавать каждый месяц, мы разобрали в статье «Какие документы передавать бухгалтеру каждый месяц».
Чем рискуете и каких ошибок избегать
Административные штрафы по статьям 5.27 и 15.33.2 КоАП на 26.10.2026 такие. Суммы для директора как должностного лица и для самой организации в статьях названы отдельно.
Листайте вправо
| Нарушение | ИП | Организация | Директор (должностное лицо) |
|---|---|---|---|
| Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора; договор подряда там, где фактически трудовые отношения (ч. 4 ст. 5.27) | 5–10 тыс. ₽ | 50–100 тыс. ₽ | 10–20 тыс. ₽ |
| То же повторно (ч. 5 ст. 5.27) | 30–40 тыс. ₽ | 100–200 тыс. ₽ | Дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
| Другие нарушения трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27) | 1–5 тыс. ₽ | 30–50 тыс. ₽ | 1–5 тыс. ₽ |
| Опоздание со сведениями в фонд (ст. 15.33.2) | В статье не предусмотрено | В статье не предусмотрено | 300–500 ₽ |
Штраф за опоздание со сведениями в фонд небольшой, а по самой статье 15.33.2 ИП не штрафуют. Неоформленный договор остаётся договором: по закону он считается заключённым, а за уклонение от его оформления предусмотрен штраф по части 4.
- 1. Просить документы «на всякий случай»Как лучше: Держитесь перечня статьи 65: паспорт, СНИЛС, книжка или выписка, военные документы, диплом и справки только когда они нужны для должности.
- 2. Подписать договор после выхода человека на работуКак лучше: Подпишите до первого рабочего дня. Если человек уже вышел, на письменный договор у вас не больше трёх рабочих дней.
- 3. Знакомить с правилами после подписания договораКак лучше: Знакомство идёт до подписания, а подпись и дату ставят рядом с каждым документом.
- 4. Не вписать испытание в договорКак лучше: Без записи человек считается принятым без испытания. Впишите условие до подписания и проверьте срок.
- 5. Отсчитывать срок для фонда от первого рабочего дняКак лучше: Срок идёт от даты документа, подтверждающего оформление: договора или приказа. Отправляйте сведения не позднее следующего рабочего дня.
Чек-лист: всё ли оформлено
Отметьте то, что уже сделано по новому сотруднику.
Приём оформлен полностью?
Кадровые документы связаны с учётом: по ним начисляют зарплату и взносы. Если не уверены, что по уже работающим сотрудникам договоры и учёт сходятся, это видно на бесплатном экспресс-аудите: мы смотрим базу и документы.
Вопросы и ответы
Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу?
Нужно ли брать согласие на обработку персональных данных?
У человека нет СНИЛС. Что делать?
Можно ли требовать справку о судимости у всех сотрудников?
Что делать, если человек подписал договор, но не вышел на работу?
Материал подготовлен редакцией. Нормы закона сверены с первоисточником 26 октября 2026. Заметили неточность? Позвоните +7 (495) 128-03-40, и мы исправим.
