Бухгалтер в штате или аутсорс: что выгоднее и кто отвечает за ошибки

15 минут чтения · Обновлено 26 октября 2026 · Редакция «Фабрики учёта»

Коротко: бухгалтер в штате оправдан, когда документы идут потоком каждый день, человек нужен на месте, а на время его отпуска есть кому подменить. Если учёту нужен специалист, но не на полный рабочий день, или вам важно не зависеть от одного человека, чаще выгоднее аутсорс. Общего ответа «что дешевле» нет. Зато есть вещь, которая одинакова при любом выборе: учёт организует руководитель, и договор с исполнителем эту обязанность не снимает.

Оклад и абонентскую плату напрямую сравнивать нельзя. К окладу сверху идут взносы, отпуск, больничные, замена и рабочее место. К абонентской плате добавляется работа на вашей стороне: передать документы, проверить результат, держать связь.

Ниже посчитаем штатный вариант на условном примере, сравним оба варианта по параметрам и разберём, кто отвечает за ошибки. Нормы закона и суммы сверены с первоисточниками на 26.10.2026.

Сколько стоит бухгалтер в штате

Возьмём условный оклад 100 000 ₽ в месяц до вычета НДФЛ. Это круглое число для арифметики, а не средняя зарплата бухгалтера на рынке: свою подставьте сами.

Откуда что взялось. НДФЛ платит сам работник, а компания выступает налоговым агентом: так закон называет того, кто обязан исчислить налог, удержать его из выплаты и перечислить в бюджет (п. 1 ст. 226 НК). Ставка 13% действует, пока доход работника за год не превысил 2,4 млн ₽ (ст. 224 НК). В примере за год набегает 1,2 млн.

Взносы платит уже работодатель, и платит их сверх оклада. На 26.10.2026 единый тариф — 30% в пределах предельной годовой базы на одного человека (в 2026 году это 2 979 000 ₽) и 15,1% с суммы сверх неё (п. 3 ст. 425 НК, постановление Правительства № 1705). При таком окладе до предела не дойти, поэтому в расчёте везде 30%.

Взнос на травматизм, то есть на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, зависит от класса профессионального риска вашего вида деятельности: по закону от 0,2% до 8,5% (ст. 1 Закона № 179-ФЗ). В примере взят минимальный, ваш тариф может быть выше.

Что не попало в таблицу: отпуск, больничный, замена

Условный пример не включает расходы, которые зависят от конкретного человека и графика. Их нужно закладывать сверху.

• Больничные. За первые три дня болезни пособие платит работодатель, с четвёртого дня — Социальный фонд, СФР (ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Но деньги здесь меньшая часть проблемы: если бухгалтер заболел за два дня до сдачи отчёта, замену нужно найти сегодня.
• Замена. Второй сотрудник, совместитель или внешний исполнитель на время отсутствия. Любой вариант стоит денег и придумывается заранее, а не в день, когда бухгалтер не вышел.
• Рабочее место. Компьютер, программа 1С (лицензия на рабочее место или подписка на облако), доступ к банку и к сервису сдачи отчётности. Если база своя, копии и обновления тоже на вас.
• Обучение. Правила меняются каждый год. В 2026 году у упрощенцев появилась обязанность платить НДС, если доход за год превысил 20 млн ₽ (ст. 145 НК). Ради одной такой нормы бухгалтеру приходится переучиваться, а время на это оплачиваете вы.

Штат и аутсорс по семи параметрам

Таблица описывает типичную картину, конкретные условия исполнителя записаны в его договоре.

Между крайностями есть промежуточные варианты. Сотрудник готовит первичные документы, а расчёты и отчётность ведёт исполнитель. Или исполнитель ведёт всё, а у вас один человек собирает документы. Руководитель малого бизнеса, который вправе применять упрощённые способы учёта, может вести его и сам (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Кто отвечает за ошибки в учёте

Распространённое заблуждение: наняли бухгалтера, значит, ошибки его забота. Закон устроен иначе. Ведение учёта и хранение документов организует руководитель (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Само ведение он обязан возложить на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор об оказании услуг по ведению учёта (ч. 3 той же статьи). Поручить ведение можно, а обязанность организовать учёт остаётся за ним.

Налоговая смотрит на компанию. Грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения — это отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров либо систематическое (два раза и более за календарный год) несвоевременное или неправильное отражение операций. Штраф по ст. 120 НК: 10 000 ₽, если нарушение было в одном налоговом периоде; 30 000 ₽, если в нескольких; 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽, если налог из-за этого занижен.

Отдельная история — КоАП. Ст. 15.11 наказывает за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту. Грубым считается, например, искажение любого показателя отчётности не менее чем на 10% или занижение налогов не менее чем на 10% из-за искажённого учёта. Штраф должностным лицам — от 5 000 до 10 000 ₽, за повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Руководители организаций и ИП отвечают как должностные лица (примечание к ст. 2.4 КоАП). Освободят от ответственности, если ошибку исправили: подали уточнённую декларацию и доплатили налог с пенями либо поправили учёт до утверждения отчётности (примечание 2 к ст. 15.11).

Проще говоря: если бухгалтер, штатный или внешний, исказил отчётность потому, что документы составлены неверно или переданы поздно, по этой статье его не привлекут. Документы передаёте вы, и это зона директора при любом варианте.

Внутри компании. Работник возмещает работодателю прямой действительный ущерб, а упущенная выгода с него не взыскивается (ст. 238 ТК). По общему правилу он отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241), а в случаях из ст. 243 — в полном размере: например, при умышленном ущербе или ущербе от административного правонарушения, установленного государственным органом. С главным бухгалтером полную материальную ответственность можно записать в трудовой договор (последний абзац ст. 243).

С внешним исполнителем действует гражданское право. Убытки возмещаются в полном размере, если договор не предусматривает меньшее возмещение (п. 1 ст. 15 ГК). Поэтому условие об ответственности — одно из главных в договоре: смотрите, до какой суммы отвечает исполнитель. Заранее договориться, что он не отвечает за умышленное нарушение, нельзя: такое соглашение ничтожно (п. 4 ст. 401 ГК).

Как проверить работу бухгалтера, штатного или внешнего, если вы сами не бухгалтер, мы разобрали в статье «Как понять, что бухгалтер работает плохо».

Что записать в договоре с исполнителем

Что именно вы получите, определяет договор: ст. 779 ГК лишь говорит, что исполнитель совершает действия по заданию заказчика, а заказчик их оплачивает. Проверьте до подписи:

1. Состав работ и сроки. Что делает исполнитель (учёт, расчёты, отчётность, ответы на требования налоговой) и к каким датам.
2. Ваши обязанности. До какого числа вы передаёте документы и кто от вас вправе это делать. От этого зависит и ответственность: см. примечание 1.1 к ст. 15.11 выше.
3. Замена. Кто ведёт ваш учёт, когда сотрудник исполнителя в отпуске или болеет.
4. База и документы. Где лежит база 1С, кто её владелец и администратор. Первичные документы и регистры учёта хранятся не меньше пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ): запишите, у кого лежат оригиналы и как их вернут.
5. Конфиденциальность и персональные данные. Исполнитель видит данные ваших сотрудников и зарплатные ведомости. Когда обработку персональных данных поручают другому лицу, в поручении нужно определить перечень данных, действия с ними, цели обработки, обязанность хранить конфиденциальность и обеспечивать безопасность (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
6. Ответственность. За что отвечает исполнитель, до какой суммы и застрахована ли его ответственность. Договор вправе ограничить размер возмещения (п. 1 ст. 15 ГК), так что цифру нужно видеть до подписи.
7. Расторжение. Заказчик вправе отказаться от договора, оплатив исполнителю фактически понесённые расходы (п. 1 ст. 782 ГК). В договоре смотрите срок предупреждения и порядок возврата документов и базы.

Как проходит переход к внешнему исполнителю шаг за шагом, описано в статье «Как перейти на удалённую бухгалтерию».

Что подойдёт вам

• Штат, как правило, лучше, когда документы идут потоком в течение дня (касса, склад, закупки, производство), вопросы нужно решать на месте, а загрузки хватает на полный рабочий день.
• Аутсорс, как правило, лучше, когда нужен специалист по налогам, зарплате и отчётности, но не на всю неделю, и когда не хочется зависеть от одного человека и искать замену на время отпуска.
• Смешанный вариант подходит, когда документов много, а сложных вопросов не хватает на целую ставку: сотрудник готовит первичку, исполнитель считает и сдаёт.

Отметьте то, что верно для вашей компании. Чем больше отметок, тем больше доводов в пользу штата.

Если непонятно, в каком состоянии учёт сейчас и сколько бухгалтерской работы у вас на самом деле, начните с бесплатного экспресс-аудита: мы посмотрим базу и документы, а в конце вы получите отчёт с рекомендациями.

Пять ошибок при выборе

Вопросы и ответы